1. Tạo lập và ký phát hành hóa đơn

Chức năng này cho phép tạo lập hóa đơn GTGT ở dưới Phần mềm kế toán GAM, sau khi đã kiểm tra chính xác các thông tin xuất hóa đơn, kế toán có thể khởi tạo và ký phát hành chính thức hóa đơn lên hệ thống Web của HĐĐT M-Invoice. Sau đây là các thao tác thực hiện:

Bước 1: Truy cập PMKT GAM

Bước 2: Từ menu <Phat sinh> chọn <Quản lý hóa đơn điện tử>

Bước 3: Màn hình danh sách hóa đơn xuất hiện, bạn nhấp nút <Thêm> để thực hiện thêm mới một Hóa đơn giống như thêm hóa đơn bán hàng.

Bước 4: Sau khi thêm và lưu một hóa đơn mới sẽ xuất hiện trong danh sách như hình dưới đây:

- Ở cột <Trạng thái HĐĐT> chúng ta thấy có giá trị là trắng hoặc <hóa đơn chưa khởi tạo> điều này có nghĩa, hóa đơn mới tạo chỉ được lập ở dưới PMKT mà chưa được đẩy lên hệ thống HĐĐT của nhà cung cấp HĐĐT.

- Như vậy ở trạng thái hiện tại vì hóa đơn chưa ký nên bạn hoàn toàn có thể sửa, xóa. Nếu muốn ký hóa đơn này bạn cần kiểm tra kỹ các thông tin xuất hóa đơn giống như chúng ta viết xong một hóa đơn GTGT bằng giấy. Bạn có thể nhấn nút <Xem> để thấy được các thông tin hiển thị trên hóa đơn chính thức.

Bước 5: Ký và phát hành hóa đơn

Sau khi đã kiểm tra và chắc chắn các thông tin chính xác, bạn chọn hóa đơn cần ký phát hành rồi nhấp chọn nút <Ký HĐĐT>

Chờ trong giây lát một màn hình xác nhận các thông tin trước khi ký, xuất hiện như hình dưới đây:

Tại cửa sổ này bạn cần kiểm tra một lần nữa các thông tin xuất hóa đơn. Nếu thấy đã chính xác hãy nhấp nút <Có> để chương trình thực hiện ký hóa đơn, nếu vẫn còn thông tin sai hãy nhấp nút <Không> sau đó quay lại sửa đổi.

Lưu ý khi sử dụng chức năng ký hóa đơn trực tiếp trên phân mềm bạn cần liên hệ m-invoice để được cung cấp <chữ ký số mềm> (ký hóa đơn bằng tài khoản mà không cần Usb chữ ký số).

Tới đây chúng ta đã hoàn tất việc tạo lập và ký phát hành hóa đơn từ phần mềm kế toán GAM lên hệ thống hóa đơn M-Invoice.

Bước 6: Kiểm tra hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử của M-Invoice

- Đầu tiên bạn đăng nhập vào hệ thống quản lý hóa đơn của M-Invoice theo thông tin mà nhà cung cấp này chuyển cho bạn

- Tại đây chúng ta sẽ thấy hóa đơn số 0000035 vừa được tạo lập như hình dưới đây:

Cũng từ màn hình này bạn có thể in hoặc kết xuất hóa đơn vừa ký phát hành cũng như thực hiện các thao tác khác trên thanh tác vụ của hệ thống hóa đơn điện tử M-Invoice.

2. Hủy hóa đơn

Giả sử để hủy hóa đơn vừa tạo bạn thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Khởi động phần mềm kế toán GAM

Bước 2: Từ menu <Phat sinh> chọn <Quản lý hóa đơn điện tử>

Bước 3: Màn hình danh sách hóa đơn xuất hiện bạn nhấn nút <Lọc>, cửa sổ điều kiện lọc hóa đơn xuất hiện như hình dưới:

Bạn gõ vào khoảng thời gian chứa hóa đơn trong ô <từ ngày>, <đến ngày> hoặc gõ vào số hóa đơn cần tìm giả sử ở đây là số 35, sau đó nhấn <Chấp nhận>.

Bước 4: Ở màn hình danh sách hóa đơn đã lọc bên trên chúng ta chọn hóa đơn cần hủy là hóa đơn số 35 sau đó nhấn nút <Hủy hóa đơn> ở dưới.

Bước 5: Chương trình hỏi bạn có chắc chắn hủy không bạn chọn Yes

Một hộp thoại yêu cầu nhập thông tin hủy xuất hiện như trên màn hình bạn gõ vào đầy đủ thông tin như <Số văn bản>, <Ngày văn bản>, <Ghi chú> sau đó nhấn <Chấp nhận>. Chờ trong giây lát chương trình sẽ hủy hóa đơn cả trên phần mềm và trên hệ thống HĐĐT M-Invoice như hình dưới đây:

Hình ảnh hóa đơn hủy trên Phần mềm kế toán GAM

Hình ảnh hóa đơn hủy trên hệ thống hóa đơn điện tử M-Invoice