GAM CÒN NHỮNG ĐIỂM HẠN CHẾ, BỞI CHÚNG TÔI:
"Chỉ nói về những gì mình có và cam kết những gì mình có thể làm!"
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN
Tóm tắt nội dung bài viết
A. SỐ LIỆU MẪU
B. THỰC HÀNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN GAM
1. Theo dõi một CCDC tồn kho hoặc một khoản trích trước còn số dư
a. Cập nhật số dư
b. Nhập thông tin quản lý công cụ dụng cụ, khoản trích trước
2. Theo dõi một công cụ dụng cụ hoặc một khoản trả trước mới phát sinh khi sử dụng phần mềm
a. Nhập mua công cụ dụng cụ
b. Xuất dụng CCDC hoặc ghi nhận phát sinh tăng một khoản trích trước vào chứng từ
c. Nhập thông tin CCDC hoặc khoản trích trước cần quản lý
3. Phân bổ chi phí trả trước trong kỳ
4. Thanh lý, báo hỏng CCDC
a. Khai báo thông tin thanh lý vào phần quản lý CCDC
b. Ghi nhận phát sinh liên quan đến việc thanh lý, báo hỏng CCDC
5. Lên báo cáo đối chiếu số liệu
a. Lên các báo cáo liên quan tới CCDC
b. Đối chiếu số liệu giữa phần quản lý CCDC, các khoản trích trước và các tài khoản liên quan
Nội dung chi tiết
A. SỐ LIỆU MẪU
1. Đầu năm 2016 công ty:
- Tồn trong kho 2 chiếc xe đẩy hàng trị giá 4 triệu; 10 bộ quần áo bảo hộ trị giá 3.5 triệu
- Một chiếc điều hòa LG giá trị khi mua là: 12tr, thời điểm đưa vào sử dụng là tháng 3/2015, giá trị đã trích đến hết 31/12/2015 là: 3.333.333 đ, thời gian phân bổ: 36 tháng.
Định khoản:
Dư nợ đầu tài khoản 153: 7.500.000 đ
Dư nợ đầu tài khoản 242: 8,666,667 đ
Tồn kho đầu kỳ Xe đẩy hàng: Số lượng = 5; giá trị = 4.000.000đ
Tồn kho đầu kỳ Quần áo bảo hộ lao động: Số lượng = 01; giá trị = 3.500.000đ
2. Ngày 07/01/2016 mua 5 bộ quần áo bảo hộ lao động nhập kho, giá chưa thuế VAT là 350.000 đ/bộ. Toàn bộ số tiền mua được trả bằng tiền mặt theo HĐ số 178, ngày 06/01/2016 của Công ty Lê Vân.
Định khoản:
Nợ Tk 153: 1.750.000 đ
Có TK 1331: 175.000 đ
Có TK 111: 1.925.000 đ
3. Ngày 08/01/2016 công ty xuất dùng 12 bộ quần áo bảo hộ trong kho cho công nhân, thời gian phần bổ là 6 tháng.
Định khoản:
Nợ Tk 242: 4.200.000 đ (12 bộ * 350.000đ)
Có TK 153: 4.200.000 đ
4. Ngày 15/01/2016 mua một tủ lạnh nhãn hiệu LG sử dụng ngay cho nhà bếp, giá mua chưa thuế VAT là 7tr. Toàn bộ số tiền thanh toán chuyển khoản cho công ty Điện máy AK theo HĐ số 098900, ngày 15/01/2016. Thời gian phân bổ là 36 tháng.
Định khoản:
Nợ Tk 242: 7.000.000 đ
Có TK 1331: 700.000 đ
Có TK 112: 7.700.000 đ
5. Ngày 27/05/2016 thanh lý điều hòa LG đã qua sử dụng cho nhân viên giá trị thu về là 2.5 tr
Định khoản:
- Hạch toán giá trị còn lại vào chi phí
Nợ Tk 642: 7 333 335 đ (Giá trị còn lại đến ngày 01/05/2016)
Có TK 242: 7 333 335 đ
- Hạch toán giá trị thanh lý thu về
Nợ Tk 111: 2.500.000 đ
Có TK 711: 2.500.000 đ
B. THỰC HÀNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN GAM
1. Theo dõi một CCDC tồn kho hoặc một khoản trích trước còn số dư
a. Cập nhật số dư
Nghiệp vụ 1: Đầu năm 2016 công ty:
- Tồn trong kho 2 chiếc xe đẩy hàng trị giá 4 triệu; 10 bộ quần áo bảo hộ trị giá 3.5 triệu
- Một chiếc điều hòa LG giá trị khi mua là: 12tr, thời điểm đưa vào sử dụng là tháng 3/2015, giá trị đã trích đến hết 31/12/2015 là: 3.333.333 đ, thời gian phân bổ: 36 tháng.
Định khoản:
Dư nợ đầu tài khoản 153: 7.500.000 đ
Dư nợ đầu tài khoản 242: 8,666,667 đ
Tồn kho đầu kỳ Xe đẩy hàng: Số lượng = 5; giá trị = 4.000.000đ
Tồn kho đầu kỳ Quần áo bảo hộ lao động: Số lượng = 01; giá trị = 3.500.000đ
Như vậy ở đây chúng ta sẽ phải làm 2 việc, một là nhập số dư đầu kỳ cho các tài khoản, hai là nhập số tồn kho đầu kỳ cho các CCDC.
- Khai báo số dư đầu cho các tài khoản: Từ menu <Dau ky> chọn <Số dư đầu kỳ tài khoản> màn hình xuất hiện bạn nhấn F2 thêm mới số dư cho hai tài khoản như hình dưới đây:
Số sư tài khoản 153
Số dư tài khoản 242
- Khai báo số dư tồn kho đầu kỳ: Từ menu <Dau ky> chọn <Tồn kho đầu kỳ> màn hình danh sách kho xuất hiện bạn nhấp đúp vào kho <Nguyên vật liệu> để thêm số dư cho kho này.
Màn hình thêm mới số dư của CCDC là Xe đẩy hàng
Màn hình thêm mới số dư của CCDC là Quần áo bảo hộ lao động
Lưu ý: Trước khi thêm số dư tồn kho đầu kỳ bạn cần thêm mới mã CCDC trong <Danh mục vật tư hàng hóa> ở đây chúng ta sử dụng mã CCDC001 cho Xe đẩy hàng và mã CCDC002 cho Quần áo bảo hộ lao động.
b. Nhập thông tin quản lý CCDC, khoản trích trước
Sau khi thực hiện xong phần 1 nhiệm vụ tiếp theo của chúng ta là thêm các công cụ dụng cụ đã xuất dùng vào chức năng quản lý công cụ dụng cụ. Ở đây chỉ có chiếc điều hòa là đang phân bổ, còn lại Xe đẩy hàng và Quần áo bảo hộ lao động đều chưa xuất dùng.
Để thêm một công cụ dụng cụ đã xuất dùng trước khi sử dụng phần mềm bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Từ menu <Phat Sinh> chọn <Quản lý CCDC, chi phí trả trước>
Bước 2: Màn hình xuất hiện hãy nhấn F2 để thêm mới một CCDC cần quản lý, thực hiện nhập thông tin như hình dưới đây:
Giải thích một số thông tin:
- Tài khoản công cụ: Là tài khoản theo dõi CCDC ở đây là 153
- Tk nợ phân bổ: Là tài khoản chi phí sẽ được phân bổ dần vào từng kỳ, tùy từng mục đích sử dụng mà tài khoản này có thể thay đổi như 642, 641, 632, 627, …
- Tk có phân bổ: Là tài khoản trích trước ở đây là 242
- Số lượng: Là số lượng CCDC xuất dùng (5 cái bàn, 7 cái ghế, …)
- Giá trị: Là giá trị CCDC xuất dùng (Nếu là CCDC trong kho, giá trị xuất dùng phải được tính theo nguyên tắc tính giá hàng tồn kho)
- Giá trị Pb đầu kỳ: Chỉ điền khi CCDC đã xuất dùng và phân bổ trước khi sử dụng phần mềm, đây chính là giá trị đã phân bổ tính đến trước thời điểm đưa vào theo dõi trên phần mềm kế toán GAM.
- Giá trị còn lại: Phần mềm tự tính
- Số tháng phân bổ: Số tháng phân bổ vào chi phí (Nên tham khảo bảng quy định về thời gian tính khấu hao để đưa ra số kỳ phần bổ cho phù hợp)
- Ngày thôi phân bổ: Ngày dừng phân bổ trước thời hạn do thanh lý, nhượng bán, báo hỏng (Bình thường để trắng)
2. Theo dõi một CCDC hoặc một khoản trả trước mới phát sinh khi sử dụng phần mềm
Với những CCDC phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm sẽ có 2 dạng, một là mua CCDC về nhập kho rồi sau đó mới xuất dùng (Hai thời điểm khác nhau) trường hợp này sẽ được mô tả trong phần a, trường hợp thứ hai là mua mới về dùng luôn sẽ được mô tả b.
a. Nhập mua công cụ dụng cụ
Nghiệp vụ 2: Ngày 07/01/2016 mua 5 bộ quần áo bảo hộ lao động nhập kho, giá chưa thuế VAT là 350.000 đ/bộ. Toàn bộ số tiền mua được trả bằng tiền mặt theo HĐ số 178, ngày 06/01/2016 của Công ty Lê Vân.
Định khoản:
Nợ Tk 153: 1.750.000 đ
Có TK 1331: 175.000 đ
Có TK 111: 1.925.000 đ
Như đã nói ở trên đối với trường hợp mua CCDC về nhập kho như nghiệp vụ 2 các bạn làm như sau:
Từ menu <Phat Sinh> chọn <Phiếu nhập mua> thực hiện thêm mới một phiếu nhập mua cho nghiệp vụ này như hình dưới đây:
b. Xuất dùng CCDC hoặc ghi nhận phát sinh tăng một khoản trích trước vào chứng từ
- Xuất dùng CCDC đã có trong kho như nghiệp vụ 3
Nghiệp vụ 3: Ngày 08/01/2016 công ty xuất dùng 12 bộ quần áo bảo hộ trong kho cho công nhân, thời gian phần bổ là 6 tháng.
Định khoản:
Nợ Tk 242: 4.200.000 đ (12 bộ * 350.000đ)
Có TK 153: 4.200.000 đ
Để thực hiện nghiệp vụ này bạn làm như sau:
+ Từ menu <Phat Sinh> chọn <Phiếu xuất kho>
+ Danh sách chứng từ xuất hiện bạn nhấn F2 thêm mới một phiếu xuất và điền thông tin như hình dưới đây:
Lưu ý: Phần giá trị chúng ta bỏ trống để phần mềm tự lấy khi tính giá vốn hàng xuất, vì giá trị xuất dùng phải là giá trị hàng tồn kho tại thời điểm xuất dùng.
+ Tính giá vốn hàng xuất của tháng 01.2016
+ Bây giờ mở lại phiếu xuất vừa nhập chúng ta sẽ thấy phiếu xuất đã được điền giá trị xuất kho, đây chính là giá trị xuất dùng của CCDC
- Hạch toán phát sinh một CCDC mua về dùng luôn như nghiệp vụ 4
Nghiệp vụ 4: Ngày 15/01/2016 mua một tủ lạnh nhãn hiệu LG sử dụng ngay cho nhà bếp, giá mua chưa thuế VAT là 7tr. Toàn bộ số tiền thanh toán chuyển khoản cho công ty Điện máy AK theo HĐ số 098900, ngày 15/01/2016. Thời gian phân bổ là 36 tháng.
Định khoản:
Nợ Tk 242: 7.000.000 đ
Có TK 1331: 700.000 đ
Có TK 112: 7.700.000 đ
Trong phần này chúng ta sẽ cùng nhau ghi nhận phát sinh của một CCDC xuất dùng nhưng không nhập kho, cách thực hiện như sau:
+ Tùy thuộc vào từng tình huống mua công cụ dụng cụ mà chúng ta lựa chọn chứng từ phù hợp, ví vụ mua bằng tiền mặt thì dùng phiếu chi, mua chưa trả tiền thì dùng phiếu khác còn trường hợp này mua trả ngay bằng tiền gửi ngân hàng thì chúng ta dùng báo nợ. Từ menu <Phat sinh> chọn <Báo nợ ngân hàng>
+ Danh sách xuất hiện bạn nhấn F2 để thêm mới và cập nhật thông tin như hình dưới đây:
+ Nhấn <Chấp nhận> để hoàn tất
c. Nhập thông tin CCDC hoặc khoản trích trước cần quản lý
Như vậy trong phần 2 này chúng ta đã ghi nhận phát sinh 2 CCDC vào các tài khoản liên quan, giờ là lúc khai báo chúng để quản lý phân bổ hàng kỳ. Cách thực hiện như mục b phần 1, dưới đây là hình ảnh màn hình khai báo cho hai CCDC này:
Xuất dùng quần áo bảo hộ lao động
Xuất dùng tử lạnh LG
3. Phân bổ chi phí trả trước trong kỳ
Sau khi đã hoàn tất việc khai báo phát sinh cho CCDC, hàng kỳ (tháng) bạn phải thực hiện việc phân bổ giá trị vào các tài khoản chi phí, cách thực hiện trên phần mềm như sau:
- Từ menu <Cuoi ky> chọn <Hạch toán công cụ dụng cụ>
- Màn hình xuất hiện bạn nhập vào <từ tháng> <đến tháng> rồi nhấn <Chấp nhận>. Đầu tiên là tháng 1:
- Bạn làm tương tự cho các tháng 2, 3, 4. sở dĩ phải tính đến tháng 4 vì trong ví dụ này có một CCDC thanh lý vào tháng 5
Lưu ý: Tất cả các phiếu hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ được lưu trữ trong <Chứng từ tự động>
4. Thanh lý, báo hỏng CCDC
a. Khai báo thông tin thanh lý vào phần quản lý CCDC
Nghiệp vụ 5: Ngày 27/05/2016 thanh lý điều hòa LG đã qua sử dụng cho nhân viên giá trị thu về là 2.5 tr
Định khoản:
- Hạch toán giá trị còn lại vào chi phí
Nợ Tk 642: 7 333 335 đ (Giá trị còn lại đến ngày 01/05/2016 sau khi đã phân bổ đến hết tháng 4 năm 2016)
Có TK 242: 7 333 335 đ
- Hạch toán giá trị thanh lý thu về
Nợ Tk 111: 2.500.000 đ
Có TK 711: 2.500.000 đ
Cách thực hiện khai báo việc thanh lý, báo hỏng trong phần quản lý CCDC như sau:
- Từ menu <Phat sinh> chọn <Quản lý CCDC, chi phí trả trước>
- Màn hình xuất hiện bạn tìm tới CCDC là chiếc điều hòa LG cần thanh lý
- Nhấn F3 để sửa và thực hiện sửa thông tin <Ngày thôi phân bổ> như hình dưới đây:
- Cuối cùng nhấn <Chấp nhận> để hoàn tất, như vậy chúng ta chỉ cần điền ngày thanh lý, báo hỏng vào thông tin <Ngày thôi phân bổ> là hoàn thành bước này.
b. Thực hiện phân bổ tháng 5
Thực hiện phân bổ CCDC tháng 5 (Xem lại hướng dẫn ở phần 3) để phần mềm tự xác định toàn bộ chi phí còn lại của CCDC thanh lý và đưa vào chi phí trong kỳ.
Nợ Tk 642: 7 333 335 đ (Giá trị còn lại đến ngày 01/05/2016)
Có TK 242: 7 333 335 đ
c. Ghi nhận giá trị thu hồi từ việc thanh lý
Như ví dụ trên chúng ta thanh lý chiếc điều hòa được 2.5tr và thu về bằng tiền mặt vì vậy bạn chỉ cần làm thêm một phiếu thu ghi nhận nghiệp vụ này.
Nợ Tk 111: 2.500.000 đ
Có TK 711: 2.500.000 đ
5. Lên báo cáo đối chiếu số liệu
a. Lên các báo cáo liên quan tới CCDC
Phần mềm cung cấp không nhiều báo cáo liên quan đến CCDC nhưng bạn có thể sử dụng hữu ích 2 báo cáo theo hướng dẫn dưới đây:
- Từ menu <Bao cao> chọn <Báo cáo TSCD, CCDC>
- Màn hình xuất hiện bạn có thể chọn:
+ Bảng phân bổ công cụ dụng cụ
+ Báo cáo tổng hợp công cụ dụng cụ
b. Đối chiếu số liệu giữa phần quản lý CCDC, các khoản trích trước và các tài khoản liên quan
Cuối mỗi kỳ sau khi phân bổ hãy thực hiện đối chiếu giữa dư nợ tài khoản 242 và giá trị còn lại trên bảng CCDC, hai giá trị này phải bằng nhau.
