1. Khai báo tài khoản theo dõi ngoại tệ

Đầu tiên các bạn cần chắc chắn rằng các tài khoản tiền có phát sinh ngoại tệ phải được khai báo theo dõi ngoại tệ trên phần mềm kế toán GAM như hình dưới đây:

Thông thường các tài khoản được sử dụng là 1112 – Tiền mặt ngoại tệ và 1122 – Tiền gửi ngoại tệ. Đối với 1122 chúng ta cũng có thể mở các tiểu khoản tương ứng với từng ngân hàng nếu sử dụng nhiều ngân hàng.

2. Hạch toán chứng từ phát sinh ngoại tệ

Khi hạch toán các chứng từ phát sinh ngoại tệ các bạn lưu ý 2 thông tin là <Mã ttệ> và tỷ giá. Dưới đây là hình ảnh mô tả một chứng từ phiếu chi phát sinh nghiệp vụ mua ngoại tệ.

(1): Mã ngoại tệ cần hạch toán ở đây là đồng USD, nếu có phát sinh với ngoại tệ khác bạn nhấp chuột vào ô này rồi nhấn phím Space Bar (phím cách) để thay đổi qua lại các giá trị cho tới khi chọn được mã ngoại tệ mà mình cần sử dụng.

(2): Tỷ giá giữa 1 đồng ngoại tệ và Việt nam đồng

(3): Cho phép gõ giá trị phát sinh ngoại tệ

(4): Tiền Việt Nam đồng tương ứng

Bạn cũng có thể thiết lập các thông tin về mã tiền tệ và tỷ giá tương tự trên các chứng từ vật tư như <phiếu nhập mua hàng nhập khẩu> hay <hóa đơn bán hàng>

3. In chứng từ theo ngoại tệ

Khi cần in chứng từ phát sinh ngoại tệ bạn chọn loại tiền trong mục <Lựa chọn loại tiền sẽ in ra phiếu> trong hộp thoại <Lựa chọn tiêu thức in phiếu> như hình đưới đây:

4. Lên báo cáo theo ngoại tệ

Khi cần in báo cáo liên quan tới ngoại tệ chúng ta thao tác như sau:

- Từ menu <Bao cao> chọn tới nhóm báo cáo cần in. Giả sử muốn in sổ tiền gửi phát sinh ngoại tệ các bạn vào menu <Bao cao> chọn <Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung>. Hộp thoại liệt kê danh sách báo cáo trong nhóm này sẽ xuất hiện như hình dưới đây: