Vào các dịp lễ, Tết, sinh nhật, kỷ niệm thành lập doanh nghiệp hoặc các sự kiện nội bộ, nhiều doanh nghiệp thường mua quà tặng để trao cho cán bộ nhân viên.

Một nghiệp vụ khá phổ biến là doanh nghiệp mua quà về nhập kho, sau đó xuất kho để tặng cho người lao động. Tuy nhiên, khi thực hiện nghiệp vụ này, kế toán cần xử lý đồng thời vấn đề nhập kho, xuất kho, hóa đơn, thuế GTGT và chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Vậy quà tặng mua về nhập kho rồi xuất tặng cho cán bộ nhân viên có được đưa vào chi phí không? Khi xuất quà tặng có phải lập hóa đơn không? Hạch toán như thế nào theo Thông tư 200 và Thông tư 133?

Dưới đây là cách xử lý nghiệp vụ mà kế toán có thể tham khảo.

1. Mua quà tặng về nhập kho

Khi doanh nghiệp mua hàng hóa, quà tặng về nhập kho, kế toán căn cứ vào hóa đơn mua vào, phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán để ghi nhận giá trị hàng hóa theo giá gốc.

Tùy thuộc vào tính chất của hàng mua, doanh nghiệp có thể sử dụng các tài khoản phù hợp như TK 156 Hàng hóa, TK 152 Nguyên liệu, vật liệu hoặc TK 153 Công cụ, dụng cụ.

Cách hạch toán:

Nợ TK 156, 152, 153: Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán

Trường hợp thuế GTGT đầu vào đáp ứng đầy đủ điều kiện khấu trừ theo quy định thì doanh nghiệp thực hiện kê khai và khấu trừ theo quy định hiện hành.

2. Xuất quà tặng cho cán bộ nhân viên có phải lập hóa đơn không?

Khi doanh nghiệp xuất hàng hóa để cho, biếu, tặng người lao động, kế toán cần lưu ý quy định về hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng.

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ lập phiếu xuất kho và ghi nhận giá trị hàng tặng vào chi phí mà bỏ qua việc xử lý hóa đơn đầu ra và thuế GTGT liên quan.

Khi xuất quà tặng, doanh nghiệp cần xác định giá tính thuế và thuế GTGT đầu ra theo quy định áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng.

Đây là một trong những nội dung quan trọng mà kế toán cần kiểm tra khi xử lý nghiệp vụ quà tặng nhân viên.

3. Hạch toán xuất quà tặng cho nhân viên

Việc hạch toán khi xuất quà tặng phụ thuộc vào nguồn kinh phí mà doanh nghiệp sử dụng.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng Quỹ khen thưởng, phúc lợi thì cách hạch toán sẽ khác với trường hợp doanh nghiệp đưa trực tiếp khoản chi vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

4. Trường hợp sử dụng Quỹ khen thưởng, phúc lợi

Trường hợp doanh nghiệp có trích lập và sử dụng Quỹ khen thưởng, phúc lợi để chăm lo đời sống cho người lao động, khoản quà tặng có thể được chi từ nguồn quỹ này.

Khi xuất hàng tặng nhân viên, kế toán ghi nhận giá vốn của hàng xuất kho.

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK 156: Hàng hóa

Nếu hàng xuất tặng là nguyên vật liệu hoặc công cụ dụng cụ thì sử dụng tài khoản hàng tồn kho tương ứng.

Đồng thời, kế toán ghi nhận khoản chi từ Quỹ phúc lợi và doanh thu theo quy định.

Nợ TK 3532: Quỹ phúc lợi

Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

Trong đó, TK 511 phản ánh giá trị hàng tặng chưa bao gồm thuế GTGT.

TK 3331 phản ánh số thuế GTGT đầu ra phải nộp.

TK 3532 phản ánh tổng giá trị thanh toán được sử dụng từ Quỹ phúc lợi.

5. Trường hợp đưa trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh

Nếu doanh nghiệp không sử dụng Quỹ khen thưởng, phúc lợi mà khoản quà tặng được xác định là khoản chi của hoạt động sản xuất kinh doanh và đáp ứng đầy đủ điều kiện để tính vào chi phí, kế toán có thể ghi nhận vào tài khoản chi phí phù hợp.

Tùy vào bộ phận sử dụng hoặc đối tượng hưởng lợi, doanh nghiệp có thể xem xét các tài khoản như TK 641, TK 642, TK 627 hoặc tài khoản chi phí phù hợp khác.

Khi xuất kho quà tặng, kế toán có thể hạch toán:

Nợ TK 641, 642, 627 hoặc tài khoản chi phí phù hợp

Có TK 156: Giá trị thực tế của hàng hóa xuất kho

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Trong đó, giá trị hàng hóa xuất kho được ghi nhận theo giá trị thực tế của hàng tồn kho.

Thuế GTGT đầu ra được xác định theo quy định áp dụng đối với hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng.

6. Quà tặng nhân viên có được tính vào chi phí được trừ?

Đây là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Việc doanh nghiệp mua quà tặng cho người lao động không đồng nghĩa với việc toàn bộ giá trị quà tặng đương nhiên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Để khoản chi có cơ sở được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần xem xét các điều kiện theo quy định thuế hiện hành.

Trước hết, khoản chi cần có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp liên quan đến việc mua quà tặng.

Cần có chứng từ thể hiện việc xuất quà và đối tượng nhận quà.

Doanh nghiệp nên có quyết định, chương trình, quy chế hoặc chính sách liên quan đến việc tặng quà cho người lao động nếu phù hợp với thực tế doanh nghiệp.

Đối với những khoản chi thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định.

Ngoài ra, kế toán cần kiểm tra quy định về các khoản chi phúc lợi và giới hạn chi phí được trừ áp dụng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

7. Hồ sơ cần chuẩn bị khi xuất quà tặng cho nhân viên

Để nghiệp vụ có đầy đủ căn cứ kế toán và thuế, doanh nghiệp nên chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan.

Hóa đơn mua quà tặng

Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng nếu có

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Quyết định hoặc thông báo về việc tặng quà nếu có

Danh sách cán bộ nhân viên nhận quà

Chứng từ xác nhận người lao động đã nhận quà nếu có

Hóa đơn đầu ra đối với hàng hóa cho, biếu, tặng

Chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp

Các chứng từ khác liên quan đến chính sách phúc lợi của doanh nghiệp

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp doanh nghiệp có căn cứ chứng minh mục đích của khoản chi, đối tượng nhận quà và giá trị thực tế phát sinh.

8. Một số điểm kế toán cần lưu ý

Khi xử lý nghiệp vụ mua quà tặng nhập kho rồi xuất tặng cho nhân viên, kế toán nên kiểm tra toàn bộ quy trình từ lúc mua hàng đến khi hoàn tất việc tặng quà.

Thứ nhất, cần xác định chính xác loại hàng hóa mua về để lựa chọn tài khoản hàng tồn kho phù hợp.

Thứ hai, cần xác định nguồn kinh phí sử dụng để lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp.

Thứ ba, khi xuất hàng cho, biếu, tặng cần kiểm tra nghĩa vụ lập hóa đơn và thuế GTGT đầu ra.

Thứ tư, cần lưu đầy đủ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và danh sách người lao động nhận quà.

Thứ năm, nếu doanh nghiệp muốn đưa khoản chi vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, cần kiểm tra điều kiện chi phí được trừ và các quy định liên quan tại thời điểm phát sinh.

Việc xử lý đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp số liệu kế toán chính xác hơn và hạn chế các rủi ro khi doanh nghiệp kiểm tra, quyết toán thuế.

Phần mềm kế toán miễn phí GAM dành cho kế toán và doanh nghiệp

Để thuận tiện trong việc quản lý chứng từ, hàng hóa, nhập kho, xuất kho và hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh, doanh nghiệp và kế toán có thể sử dụng Phần mềm kế toán miễn phí GAM.

Phần mềm được miễn phí 1 năm tài chính, hỗ trợ sử dụng cho nhiều công ty, phù hợp với kế toán doanh nghiệp, kế toán thuế tại nhà và các đại lý thuế.

Tải phần mềm kế toán miễn phí GAM tại đây:

https://www.phanmemketoanmienphi.org/tai-ve.html

Phần mềm kế toán GAM giúp kế toán quản lý số liệu của nhiều doanh nghiệp trên cùng một hệ thống, thuận tiện trong quá trình nhập liệu, theo dõi chứng từ và xử lý các nghiệp vụ kế toán hàng ngày.