Từ ngày 01/07/2026, quy định về hóa đơn điện tử được thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính. Đây là hai văn bản cần được doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh lưu ý khi lập, kiểm tra và quản lý hóa đơn điện tử trong năm 2026.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đồng thời, Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Vì vậy, khi kiểm tra nội dung hóa đơn điện tử được lập từ ngày 01/07/2026 trở đi, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định mới thay vì tiếp tục áp dụng các hướng dẫn đã hết hiệu lực.

1. Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn phải thể hiện các nội dung theo từng loại hóa đơn và trường hợp giao dịch cụ thể.

1.1. Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn

Hóa đơn phải thể hiện tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

Tên hóa đơn được thể hiện phù hợp với từng loại như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công, tem, vé, thẻ, hóa đơn thương mại điện tử và các loại hóa đơn, chứng từ được sử dụng và quản lý như hóa đơn theo quy định.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được quy định từ số 1 đến số 9. Trong đó:

Số 1 là hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

Số 2 là hóa đơn điện tử bán hàng.

Số 3 là hóa đơn điện tử bán tài sản công.

Số 4 là hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

Số 5 là các loại hóa đơn điện tử khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc chứng từ có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.

Số 6 là các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn, gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Số 7 là hóa đơn thương mại điện tử.

Số 8 là hóa đơn điện tử giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

Số 9 là hóa đơn điện tử bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự. Ký tự đầu tiên là C hoặc K, trong đó C thể hiện hóa đơn có mã của cơ quan thuế và K thể hiện hóa đơn không có mã.

Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số cuối của năm lập hóa đơn. Ví dụ, hóa đơn lập năm 2026 sử dụng số 26.

Ký tự tiếp theo thể hiện loại hóa đơn. Theo quy định mới gồm T, D, L, M, N, B, G, H, X và F. Trong đó, chữ F được sử dụng đối với hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế.

Hai ký tự cuối do người bán tự xác định để phục vụ nhu cầu quản lý. Nếu không có nhu cầu phân biệt các mẫu hóa đơn thì có thể sử dụng YY.

1.2. Số hóa đơn

Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn.

Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả Rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

Trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn. Một số trường hợp đặc thù áp dụng quy định riêng, chẳng hạn tổ chức có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử từ một hệ thống lập hóa đơn.

1.3. Thông tin người bán

Hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán theo thông tin đăng ký của doanh nghiệp, chi nhánh, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc tổ chức tương ứng.

Một số trường hợp đặc thù có thêm yêu cầu về thông tin địa điểm kinh doanh. Chẳng hạn, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng mã số thuế cho nhiều cửa hàng phải thể hiện rõ tên, mã và địa chỉ địa điểm kinh doanh trên hóa đơn. Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu cũng phải thể hiện thông tin về địa điểm kinh doanh theo quy định.

1.4. Thông tin người mua

Thông tin người mua thuộc nhóm nội dung của hóa đơn, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân tùy từng trường hợp.

Đối với người mua là người tiêu dùng, nếu người mua cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân thì các thông tin này được thể hiện trên hóa đơn. Trường hợp người mua không cung cấp thông tin thì hóa đơn thể hiện nội dung "Bán cho người tiêu dùng".

Đối với khách hàng nước ngoài, thông tin địa chỉ có thể được thay thế bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch trong trường hợp đáp ứng điều kiện theo quy định.

1.5. Thông tin hàng hóa, dịch vụ

Hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng; thuế suất thuế giá trị gia tăng; tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất; tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng theo trường hợp áp dụng.

Tùy từng loại hàng hóa, dịch vụ và phương pháp tính thuế, pháp luật có thể có yêu cầu riêng về cách thể hiện các thông tin trên hóa đơn.

1.6. Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số

Hóa đơn phải thể hiện thời điểm lập hóa đơn theo quy định và được thể hiện theo ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Hóa đơn điện tử cũng phải thể hiện thời điểm ký số theo quy định.

Việc phân biệt thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số là nội dung doanh nghiệp cần lưu ý khi xây dựng phần mềm và quy trình phát hành hóa đơn điện tử.

1.7. Chữ ký của người bán và người mua

Hóa đơn điện tử về nguyên tắc thể hiện chữ ký của người bán và chữ ký của người mua theo từng trường hợp. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận về việc ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn.

Do đó, không nên hiểu rằng mọi hóa đơn điện tử đều bắt buộc phải có chữ ký số của người mua.

1.8. Mã của cơ quan thuế

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn phải thể hiện mã của cơ quan thuế.

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì không có chỉ tiêu mã của cơ quan thuế trên hóa đơn.

1.9. Phí, lệ phí, chiết khấu và khuyến mại

Hóa đơn thể hiện phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có và các nội dung khác liên quan đến giao dịch theo từng trường hợp.

2. Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế có quy định riêng về nội dung.

Các thông tin cơ bản gồm tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; thông tin người mua theo trường hợp người mua yêu cầu; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn giá; số lượng và giá thanh toán.

Đối với tổ chức kinh tế nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn còn phải thể hiện giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng.

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cũng có thể sử dụng mã hoặc dữ liệu điện tử theo quy định để người mua tra cứu và sử dụng thông tin hóa đơn.

Một điểm cần lưu ý là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán theo cơ chế áp dụng đối với loại hóa đơn này.

3. Những trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung

Quy định về hóa đơn điện tử cũng có nhiều trường hợp không yêu cầu thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như hóa đơn thông thường.

3.1. Bán hàng cho người tiêu dùng tại một số loại hình

Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim mà người mua là cá nhân không cung cấp thông tin theo quy định, hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua.

Đối với bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không cung cấp thông tin người mua, một số chỉ tiêu về người mua cũng không bắt buộc phải thể hiện.

3.2. Tem, vé, thẻ điện tử

Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ, hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã.

Các chỉ tiêu về người mua, tiền thuế và thuế suất cũng có những trường hợp không bắt buộc. Nếu tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải thể hiện đơn vị tính, số lượng và đơn giá.

3.3. Một số trường hợp đặc thù khác

Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung thông thường, trong đó có hóa đơn của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, hóa đơn điện tử trong một số hoạt động đặc thù, hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn ủy nhiệm và một số trường hợp liên quan đến casino, trò chơi điện tử có thưởng.

Do đó, khi xử lý một loại hóa đơn đặc thù, doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp áp dụng thay vì mặc định toàn bộ các chỉ tiêu của hóa đơn thông thường đều bắt buộc.

4. Một số điểm cần lưu ý từ ngày 01/07/2026

So với quy định được áp dụng trước ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần rà soát lại hệ thống phần mềm và quy trình lập, phát hành, quản lý hóa đơn điện tử.

Trước hết, doanh nghiệp cần cập nhật căn cứ pháp lý sang Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC thay cho các văn bản đã hết hiệu lực.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP kể từ ngày 01/07/2026. Thông tư 91/2026/TT-BTC đồng thời thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Đặc biệt, ký hiệu hóa đơn điện tử có một số điểm cần cập nhật. Ký hiệu loại hóa đơn hiện bao gồm chữ F đối với hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế. Ký hiệu mẫu số được quy định từ 1 đến 9, trong đó có hóa đơn thương mại điện tử và các loại hóa đơn tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

Doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm lập hóa đơn cần kiểm tra lại khả năng đáp ứng các quy định mới về ký hiệu, số hóa đơn, thông tin người mua, thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số và dữ liệu truyền nhận với cơ quan thuế.

5. Doanh nghiệp cần kiểm tra gì trên phần mềm hóa đơn điện tử?

Khi triển khai quy định mới, doanh nghiệp nên rà soát các mẫu hóa đơn đang sử dụng, đặc biệt là tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và thông tin người mua.

Phần mềm cần đáp ứng việc thể hiện thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số, mã cơ quan thuế và các thông tin hàng hóa, dịch vụ phù hợp với từng loại hóa đơn.

Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cửa hàng hoặc sử dụng nhiều mẫu hóa đơn, cần đặc biệt lưu ý việc quản lý ký hiệu và số hóa đơn để tránh trùng lặp hoặc không đúng trình tự.

Đối với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, doanh nghiệp cần kiểm tra riêng các chỉ tiêu và phương thức truyền dữ liệu theo quy định áp dụng cho loại hóa đơn này.

Việc cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ là thay đổi mẫu hiển thị mà còn cần bảo đảm dữ liệu được lập, ký, truyền nhận và lưu trữ phù hợp với quy định mới.

6. Quy định hóa đơn điện tử mới nhất năm 2026

Tại thời điểm tháng 9/2026, khi tra cứu và áp dụng quy định về nội dung hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần ưu tiên đối chiếu Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC cùng các văn bản có liên quan.

Nội dung hóa đơn điện tử cần được xác định theo đúng loại hóa đơn, đối tượng sử dụng và tình huống giao dịch thực tế. Vì vậy, không nên áp dụng máy móc toàn bộ các chỉ tiêu của hóa đơn thông thường cho mọi loại hóa đơn.

Đối với doanh nghiệp đang xây dựng hoặc nâng cấp phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử, việc rà soát quy định mới cần được thực hiện đồng thời với việc kiểm tra mẫu hóa đơn, dữ liệu đầu vào, chữ ký số, kết nối cơ quan thuế và khả năng lưu trữ, tra cứu dữ liệu.

7. Phần mềm kế toán và quản lý hóa đơn hỗ trợ doanh nghiệp

Việc cập nhật quy định về hóa đơn điện tử không chỉ đặt ra yêu cầu đối với quy trình nghiệp vụ mà còn đòi hỏi phần mềm kế toán và phần mềm quản lý hóa đơn phải được cập nhật phù hợp.

Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều hóa đơn đầu vào, nhiều đơn vị phụ thuộc hoặc cần xử lý số lượng lớn chứng từ, việc quản lý thủ công có thể làm tăng đáng kể thời gian nhập liệu, kiểm tra và lưu trữ dữ liệu.

Phần mềm kế toán GAM là giải pháp kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ, đại lý thuế và cá nhân làm kế toán tại nhà. Phần mềm hỗ trợ nhiều chế độ kế toán và cho phép tạo nhiều công ty trên cùng một bản phần mềm. Người dùng có thể sử dụng phần mềm theo hình thức Online hoặc Offline tùy nhu cầu.

Trong khi đó, GAM Invoice tập trung vào việc tra cứu và quản lý hóa đơn điện tử. Phần mềm hỗ trợ tra cứu hóa đơn từ cơ quan thuế, tải hàng loạt XML, tải PDF gốc trong các trường hợp được hỗ trợ, in hàng loạt hóa đơn, đọc file XML và kiểm tra một số thông tin liên quan đến hóa đơn.

GAM Invoice cũng hỗ trợ kết xuất dữ liệu hóa đơn sang phần mềm kế toán, giúp giảm bớt thao tác nhập liệu thủ công đối với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn.

7.1. Kết hợp phần mềm kế toán GAM và GAM Invoice

Đối với doanh nghiệp đang phải xử lý nhiều hóa đơn điện tử, có thể sử dụng GAM Invoice để hỗ trợ tra cứu, tải và kiểm tra dữ liệu hóa đơn, sau đó kết xuất dữ liệu phù hợp sang Phần mềm kế toán GAM hoặc phần mềm kế toán đang sử dụng.

Cách tiếp cận này giúp phân tách tương đối rõ hai nhóm công việc: GAM Invoice tập trung vào xử lý và khai thác dữ liệu hóa đơn, trong khi Phần mềm kế toán GAM tập trung vào hạch toán, chứng từ và sổ sách kế toán.

GAM Invoice hiện hỗ trợ các tính năng như tra cứu hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế, tải XML hàng loạt, kiểm tra thông tin hóa đơn, kết xuất dữ liệu sang phần mềm kế toán và đọc file XML.

Doanh nghiệp có thể tham khảo:

Phần mềm kế toán GAM:
https://www.phanmemketoanmienphi.org/

Phần mềm quản lý hóa đơn GAM Invoice:
https://www.gaminvoice.net/

8. Căn cứ pháp lý

Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ.

Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số nội dung về hóa đơn, chứng từ.

Khi áp dụng cho một giao dịch cụ thể, doanh nghiệp cần đối chiếu đầy đủ quy định theo loại hóa đơn, phương pháp tính thuế, đối tượng mua hàng và đặc điểm của giao dịch thực tế.